Workflow verbessern – 6 Tools zum produktiveren Arbeiten am Laptop

Workflow verbessern – 6 Tools zum produktiveren Arbeiten am Laptop

Das Arbeiten am Laptop oder allgemein am Computer ist in vielerlei Hinsicht eine Erleichterung. Allerdings entstehen dadurch auch viele Zwischenschritte, die den Workflow unterbrechen und die Produktivität mindern. Oft unterschätzt man die verschwendete Zeit durch unnötige Zwischenschritte, die man sich auch hätte sparen können. Es gilt das Zeitmanagement und die Organisation zu optimieren, damit ihr Dinge nicht nur schneller und effektiver erledigen könnt, ihr werdet am Ende des Tages auch nicht mehr in einem Chaos aus geöffneten Dokumenten und Tabs versinken. Wir haben für euch im Folgenden sechs Tools herausgesucht mit denen ihr euren Workflow verbessern könnt.

Listen schreiben, Aufträge ordnen, und und und… Für all diese Dinge gibt es Tools, die euch das Arbeiten am Laptop erleichtern. OneClick, Wunderlist, Trello & Co. haben alle eines gemeinsam: Sie sind einfach zu bedienen, leicht zu verstehen und machen das digitale Arbeiten um einiger angenehmer.

OneClick – Mobil immer im Einsatz

OneClick ist ein weltweit verfügbarer digitaler Arbeitsplatz. Er ist sofort startklar, einfach zu bedienen und sicher im Einsatz. Die universell einsetzbare Komplettlösung für die Bereitstellung und Verteilung von Softwareanwendungen und Daten ist komplett unabhängig vom Betriebssystem. Die Auslieferung der Daten erfolgt somit über eine zentrale Plattform in einen Workspace via Streaming, was sowohl die Produktivität als auch die Mobilität und Sicherheit erhöht. OneClick ist zu 100% webbasiert, man braucht also nur einen HTML5-fähigen Browser. Mit dem Multi-Stream View könnt ihr euch mehrere Streams einer Website gleichzeitig anzeigen lassen, perfekt fürs parallele Arbeiten. Dadurch dass keine Daten mehr auf das Endgerät übertragen werden, werden die Applikationen nicht mehr länger lokal, sondern direkt im Rechenzentrum ausgeführt. Dadurch seid ihr in jeder Situation mobil, das Endgerät kommt mit deutlich weniger Rechenleistung und einer geringeren Bandbreite aus.

Wunderlist – To-Do‘s leicht gemacht

Wunderlist gibt es sowohl für den PC als auch als App fürs Handy. Einmal benutzt, werdet ihr nie wieder ohne arbeiten wollen. Egal ob ihr die Einkaufsliste mit eurem Partner teilen oder eine To-Do-Liste für die Arbeit erstellen wollt: Wunderlist hilft euch dabei. Ihr könnt so viele verschiedene Listen erstellen wie ihr möchtet und euch jederzeit an anstehende Aufgaben erinnern lassen. Es können Fälligkeitsdaten gesetzt, Erinnerungen gespeichert oder Aufgaben an andere delegiert werden. Ihr könnt eure Listen mit anderen teilen, ist ein Punkt erledigt wird er abgehakt und verschwindet von der Liste. Wunderlist ist kostenlos und für iPhone, iPad, Mac, Android, Windows und Kindle Fire verfügbar.

Die Funktionen von Wunderlist sind quasi endlos: In Listenordnern gruppiert ihr ähnliche Listen auf einen Blick, mit Hilfe der Kommentarfunktion kommuniziert ihr mit den Kollegen, setzt Erinnerungen und Dead-Lines und notiert Blitzideen mit der Notizfunktion.

Trello – Alle Aufgaben auf einen Blick

Trello wird bereits von unzähligen großen Unternehmen, wie unter anderem auch der Deutschen Bahn genutzt. Dann muss es ja gut sein, oder? Richtig! Trello kann, wie auch gewisse andere To-Do-Apps, nicht nur für die freizeitliche Organisation wie Einkaufslisten, Urlaubs- oder sogar die Hochzeitsplanung verwendet werden. Auch im Unternehmensbereich erleichtert euch Trello das Leben, optimiert die Kommunikation und beugt somit Missverständnissen vor. Was will man mehr?
Ein Unternehmen erstellt auf Trello ein Team, dem dann die entsprechenden Mitarbeiter hinzugefügt werden. Auf einem To-Do-Board sehen nun die Teammitglieder was noch zu erledigen ist. Sie können Aufgaben hinzufügen, innerhalb der Boards über eine Kommentarfunktion miteinander kommunizieren, Checklisten erstellen, abhaken und Erinnerungen sowie Deadlines im Kalender markieren.

Phrase-Express – Kostbare Zeit sparen

Bei Unternehmen mit direktem Kundenkontakt werden Informationen oft via E-mail ausgetauscht. Dabei holen wir immer wieder die selben Floskeln heraus. „Mit freundlichen Grüßen“, „Vielen Dank für ihr Interesse“, etc. Müde und gelangweilt tippt man diese Worte immer und immer wieder in die Tasten. Mit Phrase-Express könnt ihr die sich wiederholenden Floskeln ganz einfach mit ein bis zwei Tasten einfügen. Klingt vielleicht erst einmal nicht nach der Welt, spart nach kurzer Eingewöhnungszeit aber einiges an Zeit und verbessert den Workflow.

Im Text-Ersatz-Programm Phrase-Express könnt ihr wiederkehrende Textbausteine speichern und bei Bedarf auf Knopfdruck einfügen. Das Programm erkennt aber auch wenn ihr im Text einen Tippfehler korrigiert, merkt sich diesen und bietet euch bei einer Wiederholung dieses Fehlers direkt eine Korrektur an.

Time-Out / Workrave – Durchatmen und Pause machen

Klar, wir haben jede Menge zu tun. Projekte, Termine und Deadlines halten uns auf Trab und lassen uns vor den Bildschirmen verkrampfen. Mit gebeugtem Rücken, flacher Atmung und zusammengekniffenen Augen sitzen wir stundenlang da, ohne uns nur einen halben Meter weg zu bewegen. Time-Out, bzw. Workrave helfen euch beim durchatmen und Pause machen. Time-Out für Mac und die Windowsalternative Workrave sind ab jetzt Pflicht für alle, die Schwierigkeiten damit haben sich von ihrer Arbeit loszureißen und Pause zu machen. In selbst gewählten Intervallen wird der Bildschirm für eine kurze Zeit einfach überblendet. In den paar Minuten könnt ihr dann ganz entspannt tun, was ihr in den letzten Stunden aufgeschoben oder vergessen habt: Strecken und dehnen, durchatmen, einen Schluck Wasser trinken oder einfach auf die Toilette gehen.

RescueTime – Keine Zeitverschwendung mehr!

Wer den ganzen Tag am Computer arbeitet, für den ist die Versuchung groß, sich die ein oder andere Minute auf Facebook, Twitter & Co. Zu vertreiben. Wie viel Zeit wir am Ende des Tages mit sinnlosem Surfen verschwendet haben? Das kann doch nicht so viel gewesen sein. Oh doch! Mit RescueTime ist jedoch Schluss damit. Dieses Tool hält euch zwar nicht direkt vom Surfen ab, merkt sich aber auf welchen Seiten ihr wie viel Zeit vertrödelt habt und erstellt euch am Ende des Tages einen ausführlichen Bericht, damit ihr selber einschätzen könnt auf welchen Seiten ihr in Zukunft weniger Zeit verbringen solltet.

Ganz schön gut organisiert!

Dadurch das wir heutzutage fast alles am Laptop machen können, fällt eine Menge an Arbeit weg. Allerdings kommen durch die technischen Erneuerungen auch einige Dinge hinzu, auf die man achten muss. Schon längst treffen wir uns auf der Arbeit nicht mehr im Konferenzraum um das tägliche Vorgehen und die Aufgabenverteilung zu besprechen. Das geschieht alles digital. Dadurch können jedoch Missverständnisse entstehen, welche in den meisten Fällen vermeidbar gewesen wären. Digitale To-Do-Listen die wir mit unseren Kollegen teilen können, virtuelle Aufgabenboards, Tools die unser Surfverhalten während der Arbeitszeit überwachen und die Möglichkeit von überall und jederzeit, sogar mit geringer Bandbreite und Rechnerleistung arbeiten zu können, ermöglichen uns einen effektiveren Workflow und produktivste Arbeitsvoraussetzungen.